terça-feira, 23 de outubro de 2012

Relatórios de Auditoria RQA e RAA

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Relatórios de Auditoria RQA e RAA



1. O RQA e o RAA significam: Relatório Quadrimestral de Auditoria e Relatório Anual de Auditoria, respectivamente.  Ambos devem ser elaborados com base na Programação Anual de Auditoria (PAA).

2. Tanto o RQA quanto o RAA deverão ser elaborados pelas Assessorias de Controle Interno ou pelas Auditorias Internas ou ainda pelos órgãos equivalentes.

3. Os Relatórios de Auditoria devem ser endereçados:
  • aos titulares dos órgãos e das entidades a fim de que estes gestores tomem conhecimento dos problemas e falhas e, dessa forma, venham a implementar ações mitigadoras de riscos.
  • aos órgãos responsáveis pela correção dos problemas, falhas, irregularidades e omissões apontadas no relatório.
  • à Auditoria Geral do Estado para acompanhamento.

4. Sim. O RAA deve consolidar todos os achados descritos nos RQAs, além de contemplar os tópicos do artigo 10 da IN AGE/SEFAZ n.º 02/2008, quando o caso.

5. Os RQAs deverão ser enviados para a AGE em no máximo de 30 (trinta dias) ao final de cada quadrimestre, conforme § 1º do Art. 7.º da IN AGE/SEFAZ n.º 02/2008. Já os RAAs, segundo o Art. 10 da IN AGE/SEFAZ n.º 02/2008, serão juntados à prestação de contas dos ordenadores de despesas, que deverão ingressar, segundo Decreto 3.148/80, em até 90 (noventa) dias do encerramento do exercício.

6. O Relatório deve apontar os aspectos positivos e negativos da gestão. Sendo assim, a Recomendação, feita no Relatório de Auditoria, é a maior contribuição do auditor ao processo de gestão. E, já que não existe gestão perfeita, as falhas, os problemas e os principais riscos devem ser apontados nos relatórios, com as Recomendações visando à correção dos problemas e falhas e à mitigação dos riscos.

7. Sim. Se o Relatório não estiver bem elaborado, com os pontos principais desenvolvidos e apresentados de maneira clara e simples, o Auditor poderá induzir a uma avaliação distorcida de seu trabalho e desperdiçar seu relatório. Portanto, é de fundamental importância que o Auditor atente para a necessidade de desenvolver uma boa estrutura, com apresentação ordenada dos fatos e indicação de sugestões compatíveis às soluções esperadas.

8. Os Auditores devem sempre ter em mente que os relatórios de auditoria estão diretamente atrelados à Programação Anual de Auditoria. Nele constarão as avaliações comparativas entre a execução e o padrão definido na PAA. Por esse motivo, é importante que os pontos sejam sempre mais descritivos, com respostas mais explicativas e não tão concisas.
Os principais erros/problemas observados são:
  • narrativas concisas.
  • não menção das técnicas de auditoria utilizadas e das fontes de informações utilizadas.
  • não menção do escopo e da delimitação do trabalho.
  • os relatórios não apontam falhas, problemas e irregularidades para que os órgãos/entidades possam corrigi-los.

9. Vamos imaginar uma Questão de Auditoria e, após os procedimentos de auditoria, a narrativa dos achados:
QUESTÕES DE AUDITORIA
FONTES DE INFORMAÇÃO
TÉCNICAS DE AUDITORIA
PERÍODO
Os detentores de adiantamento estão observando as diretrizes do  Decreto 3.147/80 quando da execução e prestação de contas dos recursos?
SIAFEM
Processos de Concessão e Prestação de Contas?
Exame Documental
Conciliação
Análise de Contas Contábeis
Todos
O Auditor deve evitar dar respostas sucintas...
Exemplo:
"Foram observadas as diretrizes de Decreto 3.147/80".
O Auditor deve assim narrar...
Exemplo:
"No (exercício/quadrimestre/mês) foram utilizados R$ XXXXXX,XX com execução de despesas miúdas de pronto pagamento por meio de procedimentos de concessão de Adiantamentos.  
Os nossos exames foram baseados na análise dos documentos que foram juntados nos processos de concessão e prestação de contas e na conciliação e análise da conta “Adiantamentos” no SIAFEM. O objetivo do trabalho é o de verificar se no processo da execução da despesa foram observadas as regras dispostas no Decreto n.º 3.147/80. Ressaltamos que a amostra examinada contemplou (todos/10%/ 50%) dos processos.
Os achados da auditoria, relacionados a seguir, mostram que a execução de despesas por meio de Adiantamentos não ocorreu em consonância com o Decreto n.º 3.147/80, fato a ser ressalvado na conclusão deste relatório:
  • Processos (A, B, C, G) - os saldos não utilizados não foram recolhidos à Tesouraria, contrariando o inciso III do artigo 12 do Decreto n.º 3.147/80;
  • Processos (E, B, F, G) – foram adquiridos materiais sem a prévia constatação de sua inexistência no almoxarifado, contrariando o inciso V do artigo 12 do Decreto n.º 3.147/80;
  • Processos (E, G, M, Z) – foram concedidos adiantamentos a responsáveis considerados em alcance, contrariando o § 1 do artigo 15 do Decreto n.º 3.147/80.
Além disso, constatamos que foram impugnadas despesas pela Diretoria Geral de Administração e Finanças, no montante de R$ XXXXX,XX, nos Processos (D, Y, M, X), sem que os procedimentos de instauração de Sindicância e, posteriormente, Tomada de Contas tivessem sido realizados. Também não foi registrada, no SIAFEM, a contabilização dessa impugnação na conta XXXXXXXXXXXX.
RECOMENDAÇÕES:
  • Contatar os responsáveis por Adiantamentos e cobrá-los o recolhimento dos saldos não utilizados. Na hipótese de não devolução, instaurar Tomada de Contas;
  • Criar mecanismos de controle de forma que para que qualquer aquisição de bens haja consulta prévia acerca da existência do bem no Almoxarifado;
  • Não conceder Adiantamentos a servidores que estejam impedidos pelo Decreto n.º 3.147/80;
  • Instaurar Sindicância e, posteriormente, Tomada de Contas em nome dos responsáveis: Servidor A, Servidor B, Servidor C e Servidor D em decorrência da impugnação de despesas;
  • Registrar em conta contábil específica a impugnação da despesa.
OBS. Este ponto é apenas um exemplo, por isso não esgota todas as possibilidades de possíveis achados de auditoria a serem detectados no exame dos processos de concessão e prestação de contas de Adiantamentos. O importante, aqui, é mostrar que a narrativa de um ponto deve contemplar a descrição da questão que está sendo examinada, as fontes de consulta utilizadas, as técnicas de auditoria empregadas, a definição do escopo do exame, a motivação da ressalva, quando o caso, e a relação das recomendações.

10. Esse material pode ser encontrado a partir de buscas no Google, ou em outros sítios de busca na internet, e nos portais de órgãos e entidades do governo federal, que disponibilizam seus relatórios de auditorias e de atividades.
Sugere-se que as buscas sejam efetuadas em órgãos ou entidades próximos. Exemplo: órgãos da Secretaria de Cultura devem procurar relatórios de auditoria de órgãos do Ministério da Cultura ou da Secretaria de Cultura de outros estados.

11. O Auditor deve...
  • conferir todas as somas e cálculos obtidos nos relatórios, e efetuar cruzamentos e fechamentos de valores contidos nos relatórios.
  • abordar apenas os assuntos que possam ser evidenciados, exemplificando, sempre que possível, as respectivas situações nos pontos. Isso, é claro, de forma coerente e objetiva, sem muitas divagações. Afinal, trata-se de um relato, e não de um manual.
  • ter equilíbrio no desenvolvimento do ponto, cujo padrão é composto de três fases distintas: introdução do assunto, descrição das causas e efeitos e recomendações para solução da questão, se necessário.
  • atentar para a análise dos fatos a fim de identificar os motivos que estão causando as distorções ou divergências e, com base no registro dos fatos, fundamentar seus comentários e evidências, descrevendo legislação e os padrões que não foram observados ou cumpridos.
  • fundamentar suas recomendações em bases técnicas ou legais.
  • evitar o uso exagerado das expressões: "Constatamos que", "Observamos que", "Evidenciamos que".
Exemplo:
Em vez de: "Constatamos que o livro Registro de Inventario não se encontra escriturado para a data base..."
Deve-se usar: "O livro Registro de Inventario não se encontra escriturado para a data base..."
  • evitar colocar a entidade como sujeito da frase.
Exemplo:
Em vez de: "O órgão não está recolhendo o Imposto de Renda retido na fonte..."
Colocar: "Não está sendo efetuado o recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte..."
O Auditor não deve...
  • ater-se a dados obtidos verbalmente, cuja falta de comprovação posterior pode vir a colocar em dúvida o seu trabalho.
  • abreviar nem escrever nomes incompletos.