LIVROS FISCAIS / ELETRÔNICOS
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LIVROS FISCAIS
01. Qual a diferença entre Livro Manual, Livro emitido por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados e Livro Eletrônico?
R. Livro manual é o modelo mais antigo dos livros fiscais em que os registros fiscais são efetuados por meio da escrita contábil (manual), conforme os modelos constantes no anexo V ao RICMS -Dec. 18.955/97, documentos nº 29 a 38.
O Livro emitido por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados é aquele que é impresso a partir dos dados constantes no sistema de informática do contribuinte. Com a informatização das empresas surgiu a possibilidade da emissão dos documentos fiscais por meio do seu computador. Logo, surgiram normas para emissão de notas fiscais por Sistema Eletrônico de Processamentos de Dados, que atualmente é a Portaria 785/03, e também a possibilidade dos dados digitados poderem automaticamente preencher os livros fiscais, nos mesmos modelos constantes no anexo V ao RICMS. Estes livros, após o encerramento, são impressos e autenticados.
Em 2006, no Distrito Federal, surgiu o Livro Eletrônico que também é emitido a partir dos dados constantes no sistema de informática do contribuinte. No entanto, não é impresso, mas organizado em forma de arquivo digital e enviado mensalmente à Secretaria de Fazenda do Distrito Federal – SEF/DF. Ou seja, para este livro, o contribuinte permanece utilizando a sistemática anterior de emissão de documentos fiscais, manual ou por Sistema Eletrônico de Processamentos de Dados, e é obrigado a enviar mensalmente um arquivo digital (Livro Eletrônico) no formato txt, conforme Ato COTEPE 70/05 e a Portaria 210/06. O Livro Eletrônico substituiu os livros relativos à apuração do imposto e as declarações que eram enviadas mensalmente. Lembrando que as declarações nada mais eram que um resumo das informações que constavam nos Livros Fiscais.
Logo, resumindo, não se deve confundir o livro emitido pelo Sistema Eletrônico de Processamentos de Dados, estabelecido na portaria 785/03, com o Livro Eletrônico (arquivo digital), instituído no Decreto 26.529/06 e Portaria 210/06. Na sistemática constante na Portaria 785/03, o livro, além de ser autenticado por meio da Agencia@net, sempre deverá ser impresso e encadernado. Já no Livro Eletrônico, instituído no Dec. 26.529/06, os registros serão enviados mensalmente por meio de um arquivo digital. Os livros relacionados com a apuração deverão ser enviados mensalmente no formato digital (Livro Eletrônico) e poderão ser gerados a partir do uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (software) do contribuinte.
Abaixo são apresentados os procedimentos executados pelos contribuintes para preencher os livros nos diferentes formatos. Veja que houve uma diminuição no número de etapas com a implementação do Livro Eletrônico.
Livro Manual.
1ª - Emissão manual do documento fiscal;
2ª - Escrituração manual dos principais dados no livro fiscal;
3ª - Digitação e envio mensal das declarações contendo as principais informações dos livros referentes à apuração do imposto;
4ª - Encerramento e autenticação do livro fiscal.
Livro emitido por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados.
1ª - Emissão eletrônica dos documentos fiscais;
2ª - Digitação e envio mensal das declarações contendo as principais informações dos livros referentes à apuração do imposto;
3ª - Encerramento, impressão e autenticação do livro fiscal.
Ou seja, ocorreu a possibilidade da exclusão da 2ª etapa exigida para o Livro Manual, a escrituração, pois, à medida que os documentos são emitidos, os dados podem ser automaticamente transcritos no Livro.
Livro Eletrônico para os que emitem manualmente os documentos fiscais.
1ª - Emissão manual do documento fiscal;
2ª - Digitação e envio do Livro Eletrônico;
Livro Eletrônico para os que emitem os documentos fiscais por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados.
1ª - Emissão eletrônica dos documentos fiscais;
2ª - Envio mensal do Livro Eletrônico.
02. Qual o procedimento em relação aos livros fiscais em que há registros de jan a agos/06, se a empresa optou em enviar o arquivo digital para este período?
R: Não há na legislação norma específica que trata deste assunto. Logo, no entendimento da equipe da Agência de Atendimento Remoto, o contribuinte deverá proceder de acordo com as demais normas relativas aos livros fiscais. Ou seja, uma vez que existiu a autenticação da abertura, esse deverá ser encerrado por meio da agênci@net e guardado pelo período decadencial.
Essa é uma forma mais prudente do contribuinte demonstrar o cumprimento das obrigações acessórias relativas aos livros. No entanto, uma outra forma de se resguardar, seria a elaboração de uma Consulta Tributária, sobre esse assunto não previsto na legislação, à Diretoria de Tributação da Subsecretaria da Receita, nos termos do art. 44 da Lei nº 657, de 25/01/94, regulamentada pelo art. 42 do Decreto N.º 16.106, de 30/11/94.
03. Como faço para enviar a GIM referente a livros de exercícios anteriores?
R: Primeiramente deverá baixar o programa validador, disponível nesta página da internet (www.fazenda.df.gov.br) na aba EMPRESAS / acesso rápido / downloads / validador / transmissão de declarações.
Para enviar a GIM - Guia Informativa Mensal do ICMS será necessário assiná-la digitalmente. Basta abrir a declaração no validador, assinar digitalmente (certificado digital) e depois enviá-la. No momento do envio deverá ser informado um CPF para que depois possa ser retirado o recibo do envio da GIM.
OBS: O certificado digital deve ser da própria empresa (e-cnpj no CNPJ da empresa) ou pode ser utilizado certificado digital de terceiros, mediante a outorga de poderes através de Procuração Eletrônica, disponível na Agênci@net (www.fazenda.df.gov.br/agencianet) / downloads / programa da procuração eletrônica.
04. Para se retificar a GIM de exercícios anteriores, qual deve ser o procedimento em relação ao livro fiscal (não eletrônico)?
R: Devem ser efetuados os seguintes procedimentos:
1 - escriturar um novo livro, com um número seqüencial distinto do livro anterior;
2 – autenticar o livro pela Agêncianet (caso o contribuinte não esteja ativo, a autenticação deve ser feita na agência de atendimento).
OBS: esse novo livro terá um número seqüência e um número de autenticação diferente do livro anterior;
3 - registrar no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências que esse novo livro foi escriturado para substituir o livro anterior. Esse procedimento serve para evidenciar o motivo da re-escrituração.
05. Como obter o recibo do envio do arquivo SINTEGRA?
R: Atualmente a Secretaria de Estado de Fazenda não emite recibo de entrega do arquivo SINTEGRA. Ressalta-se que, com a obrigatoriedade da entrega do livro eletrônico (veja Portaria 210/06 e Ato COTEPE 35/05), os contribuintes do Distrito Federal foram dispensados do SINTEGRA.
Já os contribuintes estabelecidos em outras unidades da Federação, somente devem enviar o SINTEGRA se a Secretaria de Fazenda do Estado em que estiver localizado não possuir sistema de repasse dos dados desse arquivo ao Distrito Federal.
(Veja também a questão 51 que trata da emissão de recibo de Livro Eletrônico)
LIVRO ELETRÔNICO
A - OBRIGATORIEDADE / DISPENSAS / PRAZOS
06. Quais os livros fiscais deverão ser Eletrônicos e quais poderão ser escriturados por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados ou manualmente?
R: Abaixo é apresentada a relação de livros que deverão ser enviados no formato de arquivo digital (Livro Eletrônico) e nas demais formas.
Resumindo, os livros relativos à apuração do impostos deverão ser do tipo Eletrônico, conforme as normas estabelecidas no Dec. 26.529/06 e na Portaria 210/06.
A - Livros que deverão ser do tipo Eletrônico (Dec. 26.529/06 / Port. 210/06)
Para contribuintes do ICMS:
- Registro de Entradas, modelos 1 e 1-A;
- Registro de Saídas, modelo 2 e 2-A;
- Registro de Inventário, modelo 7;
- Registro de Apuração do ICMS, modelo 9;
- Mapa de Movimentação de Combustíveis (bloco 8).
Para contribuintes do ISS:
- Registro de Serviços Prestados;
- Registro de Contratos;
B - Livros que poderão ser por Sistema Eletrônico de Processamentos de Dados (Portaria 785/03).
Para contribuintes do ICMS:
- Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3;
- Livro de Movimentação de Combustíveis*;
- Livro de Movimentação de Produtos – LMP (ajuste SINIEF 04/01)**
OBS: * O Livro de Movimentação de Combustíveis deverá atender às normas da ANP – Agência Nacional de Petróleo, entre elas, escriturar e manter o livro no estabelecimento. Logo, apesar da exigência do envio do Mapa de Movimentação de Combustíveis pelos postos combustíveis, no formato do Livro Eletrônico (arquivo digital), esses contribuintes também devem escriturar e manter o LMC - Livro de Movimentação de Combustíveis em seus estabelecimentos.
**Apesar do LMP não estar relacionado na Portaria 785/03, como livro que pode ser utilizado pelo Sistema Eletrônico de Processamento de Dados, por analogia ao Livro de Movimentação de Combustíveis, a Secretaria de Fazenda do Distrito federal aceita o uso nesta formatação. No entanto, ressalta-se que esse livro sempre deverá atender às normas editadas pelo Órgão Federal competente (ajuste SINIEF 04/01). Ou seja, será esse órgão, atualmente a ANP - Agência Nacional de Petróleo, que definirá os modelos e a formatação.
C - Livros que permanecem manuais, mesmo que o contribuinte utilize Sistema Eletrônico de Processamentos de Dados.
Para Contribuintes do ICMS
- Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;
- Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;
Para contribuintes do ISS:
- Registro de Impressão de Documentos Fiscais;
- Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências.
OBS: Caso o contribuinte utilize escrituração manual, os livros listados no item B também poderão ser registrados desta forma, ressaltando-se que o Livro Movimentação de Produtos deverá atender às normas editadas pelo Órgão Federal competente (ANP – Agência Nacional de Petróleo). Ou seja, caso a ANP exija o uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados, assim também será exigido pela Secretaria de Fazenda do Distrito Federal.
07. Quais empresas estão obrigadas a apresentar o livro no formato Eletrônico?
R: Todas, exceto as enquadradas no regime do Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições – Simples Nacional – como Microempresa cuja receita bruta seja, no ano calendário anterior, igual ou inferior a R$ 36.000,00 (trinta e seis mil reais), conforme art. 1º, da Portaria 210/2006.
Também se aplica a dispensa no primeiro exercício (início de suas atividades), desde que não ultrapasse o limite de R$ 36.000,00 (trinta e seis mil reais) no exercício. Se ultrapassar o limite citado, deverá apresentar o Livro desde o início da atividade.
08. Quais os prazos para a entrega do Livro Eletrônico?
R: A entrega do Livro Eletrônico tornou-se obrigatória em 2006 e os prazos estão definidos no art. 12 da Portaria 210/06, variando conforme o 8º dígito de seu número de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ (12.345.678/xxxx-yy).
| 8º dígito | Prazo para envio do Livro Fiscal Eletrônico: dia do mês subseqüente ao da emissão do documento fiscal. |
| 0 e 1 | 24 |
| 2 e 3 | 25 |
| 4 e 5 | 26 |
| 6 e 7 | 27 |
| 8 e 9 | 28 |
Para o exercício de 2006 foram estabelecidas regras específicas que são as seguintes:
I - Para os fatos geradores ocorridos de janeiro a agosto de 2006 o contribuinte tinha duas opções:
A) Permanecer na sistemática anterior de escrituração. Neste caso, os prazos eram os estabelecidos na respectiva norma que tratava do livro utilizado. Ou seja, 5 dias do encerramento, para os livros manuais, e 90 dias do encerramento, para os preenchidos pelo Sistema Eletrônico de Processamentos de Dados;
B) Enviar o arquivo digital correspondente ao Livro Eletrônico. Neste caso, com o registro da opção no Livro RUDFTO, o prazo se encerrou no dia 28/02/07.
II – Para os fatos geradores ocorridos a partir de setembro de 2006 tornou-se obrigatória a regra geral, ou seja, a entrega do Livro Eletrônico até o 30° dia do mês subseqüente às ocorrências dos fatos geradores do imposto.
09. Em que local consigo o programa e o layout do Livro Eletrônico.
R: O programa referente ao Livro Eletrônico deverá ser elaborado pelo contribuinte ou por empresa de software ou programador contratado para este fim. Não precisa ser empresa credenciada pela SEF/DF - Secretaria de Fazenda do Distrito Federal, no entanto, o formato (leiaute) do livro deverá atender às normas estabelecidas no Ato COTEPE nº 70/05.
Os leiautes constantes nos anexos do RICMS, Dec. 18.955/97, e do RISS, Dec. 25.508/05, não são adotados nos livros eletrônicos. O arquivo digital (Livro Eletrônico) será no formato txt. Entretanto, nada impede que, para facilitar o uso e a extração dos dados pelos os usuários, o programador elabore a visualização nos formatos estabelecidos nos decretos citados. Para a SEF/DF, o importante é o envio do livro de acordo com as normas estabelecidas no Ato COTEPE nº 70/05.
Para validar o arquivo elaborado pelo contribuinte, a SEF/DF disponibilizou um aplicativo nesta página da internet (www.fazenda.df.gov.br) em:
10. Quem emite manualmente os documentos fiscais deverá enviar o Livro Eletrônico?
R: Sim. Os livros constantes na Portaria 210/06 são obrigatórios também para os contribuintes que emitem manualmente os documentos fiscais.
11. Empresas que não tenha realizado operações ou prestação de serviço em um mês (sem movimento) devem enviar o Livro Eletrônico?
R. Os Livros Eletrônicos apenas substituíram os livros, modelos antigos, e as declarações. Logo, assim como era para estas, os livros eletrônicos deverão ser entregues mensalmente, mesmo para período em que não houve operações e prestações.
12. As empresas “sem movimento”, que apresentaram a GIM e DMSP, referentes aos meses de janeiro a setembro de 2006, são obrigadas a enviar o arquivo magnético (Livro Eletrônico)?
R: Em relação aos fatos geradores ocorridos em setembro de 2006, sim.
Para os ocorridos de janeiro a agosto de 2006, depende da opção feita pelo contribuinte, conforme as normas constantes no § 1º do art. 12 da Portaria 210/06. Ou seja, se optou em permanecer com a escrituração fiscal no modelo anterior, não foi obrigado a entregar o Livro Eletrônico relativo aos fatos geradores ocorridos de janeiro a agosto de 2006. Se optou em enviar o arquivo digital (Livro Eletrônico), deveria ter enviado as declarações neste período, nas datas de vencimentos normais (20º dia do mês subseqüente a das operações e prestações), e o Livro Eletrônico, até 28/02/07.
Observe também que os livros eletrônicos substituíram os livros, modelos antigos, e as declarações. Logo, assim como era para estas, deverão ser entregues mensalmente, mesmo para período que não haja movimento.
13. O registro do bloco H, referente ao inventário, deverá ser enviado mensalmente ou permanece a obrigatoriedade anual?
R: A obrigatoriedade do envio do livro inventário permanece anual. Mas nada impede o seu envio mensal, caso a empresa faça este tipo de controle.
14. Qual norma que dispensa a entrega do SINTEGRA, desde a instituição do Livro Eletrônico?
R: A norma é a Portaria 210/06. Conforme a norma constante no inciso II do art. 3º, os contribuintes, inscritos no Cadastro Fiscal do Distrito Federal, foram dispensados do envio dos arquivos estabelecidos na Portaria 785/03. A obrigação do envio dos dados, referentes às operações interestaduais (SINTEGRA), está estabelecida no art. 7º da Portaria 785/03. Logo, o envio do SINTEGRA permanece obrigatório apenas para os contribuintes localizados em outra Unidade da Federação.
15. Para uma empresa optante pelo Simples Candango - EPP e também contribuinte do ISS, regime normal, será necessária a apresentação do Livro Eletrônico mensal?
R: Sim. Em relação aos dados referentes ao ISS será necessária a adoção do Livro Eletrônico estabelecido na Portaria 210/06. Não serão adotados os livros eletrônicos em relação aos registros do Simples Candango. Para esse permanece a obrigatoriedade do envio dos dados mensal por meio da DESC. Além disso, os contribuintes enquadrados no Simples Candango permanecem desobrigados à escrituração dos livros, exceto o inventário, conforme a norma estabelecida no regulamento do Simples Candango - Dec. 24.346/03.
16. Os contribuintes de ISS e de ICMS, enquadrados no Simples Candango, que optem por enviar o Livro Eletrônico também com os dados relativos ao ICMS – Simples Candango, são dispensados de enviar a DESC? São também obrigados a enviar o Livro de Inventário?
R: O Livro Eletrônico não contemplou os contribuintes enquadrados no Simples Candango. Logo, as obrigações estabelecidas no Dec. 24.346/03 permanecem. Ou seja, mesmo enviando os dados por meio do Livro Eletrônico, deverá também enviar a DESC. O Livro Registro de Inventário, para os contribuintes enquadrados no Simples candango, permanece no formato anterior, estabelecido no Anexo V ao Dec. 18.955/97, documento nº 36.
17. Contribuintes enquadradas no RTE-ISS também deverão enviar os Livros no formato Eletrônico?
R: Sim. Somente os contribuintes enquadrados no Simples Candango foram dispensados do envio dos livros eletrônicos. Para os contribuintes do ISS são obrigatórios os livros de Registro de Serviços Prestados e de Registro de Contratos.
18. Os substitutos Tributários do ISS são obrigados a entregar o Livro Eletrônico?
R: As pessoas obrigadas a entregar a Relação das Retenções Efetuadas – RRE, prevista no § 3º do art. 8º e no art. 127, passaram a ter que enviar o Livro Eletrônico, em substituição ao arquivo magnético da RRE, a partir de 01/01/07. (Portaria 361/06)
A exceção a esta obrigação, que consta no parágrafo único do art. 10-A da Portaria 210/06, são os substitutos tributários usuários do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI e do Sistema Integrado de Gestão Governamental – SIGGO do Distrito Federal.
19. Os responsáveis por retenção do ISS, determinados no art. 9º do Dec. 25.508/05, são obrigados a enviar o Livro Eletrônico?
R: Sim. Esses são obrigados a enviar o Livro Eletrônico, com as informações referentes às Relações das Retenções Efetuadas, conforme a norma constante no Art. 10-A da Portaria 210/06.
20. As instituições financeiras são obrigadas a entregar o Livro Eletrônico?
R: A DMS – Declaração Mensal Serviços – DMS, elaborada em substituição à nota fiscal de serviços e aos livros fiscais pelos estabelecimentos que prestem serviços relacionados nos subitens do item 15 da lista de serviços (Anexo I ao Dec. 25.508/05), foram substituídas pelo Livro Eletrônico a partir de 01/01/07 (art. 10-B da Portaria 210/06).
21. Os contribuintes que optaram pelo TARE estão obrigados a entregar o arquivo ROI e o Livro Eletrônico?
R: Os contribuintes enquadrados no TARE são obrigados a entregar o Livro Eletrônico. Este substituiu também a necessidade de enviar o arquivo ROI. A entrega do arquivo ROI foi obrigatória para as operações realizadas até o mês de setembro de 2006 (art. 13 da Portaria 210/06).
22. Gostaria de saber se existem alguma legislação, específica para o Distrito Federal, que trate da obrigatoriedade da entrega mensal do SINTEGRA.
R. A obrigação da entrega do SINTEGRA para contribuintes estabelecidos no DF, prevista no caput do art. 7º da Portaria nº 785/03, foi suprida, para todos os efeitos, pela entrega do LFE (ver alínea "b" do inciso II do art. 3º da Portaria nº 210/06).
Já os contribuintes estabelecidos em outra UF, estão obrigados à entrega do SINTEGRA , com base no § 2º do art. 7º da Portaria nº 785/03. Porém, estarão dispensados desta obrigação acessória, caso a Secretaria de Fazenda do Estado, em que estejam localizados, possua sistema de repasse dos dados das operações de seus contribuintes à Secretaria de Fazenda do DF.
23. Recebi uma notificação por não entregar algumas declarações no ano de 2006, sendo que no mesmo período entreguei o Livro Eletrônico, está correto?
R: Conforme as normas estabelecidas na Portaria 210/06, algumas declarações, o SINTEGRA e o arquivo ROI permaneceram com a obrigatoriedade do envio à Secretaria de Fazenda do Distrito Federal até determinado mês, simultaneamente com o Livro Eletrônico. Abaixo é apresentado um quadro-resumo contendo essas informações.
| Declaração | Obrigatoriedade da entrega da declaração | Norma | Observação |
| 01 - DESC – Declaração do Simples Candango | Permanece obrigatória | Dec. 24.243/03 e art. 1º da Portaria 210/06. | Dispensados do envio do Livro Eletrônico. |
| 02 – GIM – Guia Informativa Mensal do ICMS. | Para os fatos geradores ocorridos até set/06. | Inciso II do art. 3º e art. 13 da Portaria 210/06. | |
| 03 - SINTEGRA | 3.1 – Para os inscritos no CF/DF será obrigatória a entrega do SINTEGRA para as operações e prestações ocorridas até: a) junho, se enviou Livro Eletrônico para os fatos ocorridos de julho em diante; b) agosto, se optou por enviar o Livro Eletrônico a partir de outubro (referente a fatos de setembro). 3.2 - Para os localizados em outra UF, permanece obrigatória a entrega até o dia 15 do mês subseqüente ao da realização das operações, caso a Secretaria de Estado de seu Estado não possua sistema de repasse dos dados do SINTEGRA ao Distrito Federal. | 3.1 – Art. 3, II, a da Portaria 210 e Portaria 785/03. 3.2 - §1° do art. 207 do De. 18.955/97. | |
| 04 – ROI | Para os fatos geradores ocorridos até set/06. | Inciso II do art. 3º e art. 13 da Portaria 210/06. | Exclusivos para contribuintes enquadrados no TARE. |
| 05 – GI – Guia de Informação das Operações e Prestações Interestaduais. | Em regra, dispensada a entrega a partir de 2007. Para os fatos geradores ocorridos de jan a agos/06: - Dispensada a entrega, se optou por entregar o Livro Eletrônico; - Obrigada a entregar, se optou em manter a escrituração da forma anterior. | Inciso II do art. 3º e §1º do Art. 12 da Portaria 210/06. | |
| 06 – GIA/ST – Guia Nacional de Informação e Apuração de ICMS Substituição Tributária. | Permanece obrigatória | Art. 207 do Dec. 18.955/97. | |
| 07 – DMSP – Declaração Mensal de Serviços Prestados. | Para os fatos geradores ocorridos até set/06. | Inciso II do art. 3º e art. 13 da Portaria 210/06. | Para contribuintes do ISS. |
23.1. Onde consigo pegar o recibo definitivo da entrega da GIA/ST?
R: No nosso site não existe opção para obtenção de recibos definitivos de GIA-ST. O recibo que você imprime no momento do envio lhe resguarda de qualquer penalidade relativamente à entrega dessa declaração.
B - REGISTROS / LANÇAMENTOS
24. Quais as empresas deverão discriminar os itens no Livro Eletrônico?
R: Todas as empresas que antes já eram obrigadas a fazer a discriminação dos itens, devido às exigências estabelecida em outras normas. Por exemplo: na Portaria 785/03, que trata do uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados, exige-se que os contribuintes registrem os itens dos documentos fiscais. Logo, esta obrigatoriedade permanece no envio do Livro Eletrônico. O mesmo acontece com os contribuintes enquadrados no TARE – Termo de Acordo de Regime Especial, estabelecido no Dec. 25.372/04 – ver Portaria 384/01 .
(Art. 7º da Portaria 210/06)
25. Uma empresa, não enquadrada no TARE, que emite manualmente suas notas fiscais é obrigada a discriminar os itens?
R: Não, pois inexiste norma estabelecendo esta obrigatoriedade. No entanto, caso a situação do contribuinte se enquadre em uma das situações previstas na Portaria 785/03, deverá discriminar os itens (Art. 7ª da Portaria 210/06).
Atualmente, como os contribuintes são obrigados a enviar o Livro Eletrônico (excetuando os enquadrados no Simples Candango) em algum momento deverão digitar os dados em um arquivo digital. Isso faz com que a maioria dos que utilizam freqüentemente as notas ficais modelo 1 opte pelo uso do Sistema Eletrônico de Processamentos de Dados para que, durante a emissão dos documentos, os Livros Eletrônicos sejam preenchidos automaticamente. Neste caso torna obrigatória a discriminação dos itens, devido às normas estabelecidas no art. 7º da Portaria 210/06 e na Portaria 785/03.
26. Como eu faço os lançamentos do cupom fiscal? E as reduções “z” e/ou mapa resumo? É necessária a discriminação de itens?
R: Não é necessária a discriminação dos itens neste caso. Permanece a escrituração sendo efetuada por meio do lançamento das informações contidas nas reduções “z” e/ou no mapa resumo. A obrigatoriedade de relacionar os itens permanece em relação aos contribuintes que anteriormente já eram exigidos (Art. 7ª da Portaria 210/06).
27. Na aquisição de mercadorias sujeitas ao pagamento antecipado, como serão efetuados os registros no Livro Eletrônico?
R: Da mesma forma que anteriormente era efetuado nos modelos dos livros anteriores. Há no Livro Eletrônico campo específico para se colocar o crédito relativo ao imposto pago antecipadamente. Para mais detalhes sobre esses campos, consulte o Ato COTEPE nº 70/05, disponível nessa página da Internet (www.fazenda.df.gov.br) no “banner” Livro Eletrônico. Utilize a busca “CRTL + F” com a palavra “antecipação”.
28. Como proceder quando existir a necessidade de retificação das informações prestadas nos livros fiscais eletrônicos em virtude de algum erro?
R: Deverá ser enviado novo arquivo. No Livro Eletrônico há o campo em que o contribuinte informará que se trata de retificação. Na Tabela de Finalidade – 3.2.1 – constante no Ato COTEPE n. º 70/05 são descriminados os códigos referentes ao envio do livro.
00 – Remessa regular do arquivo;
01 – Remessa de arquivo substituto;
02 – Remessa de arquivo com dados adicionais a arquivo anteriormente remetido; etc
Para enviar um arquivo retificador, no campo 05 do registro 0000, informe o código de finalidade 01 - remessa de arquivo substituto.
29. Como serão feitos os lançamentos no Livro Eletrônico?
R: Os Livros Eletrônicos apenas substituíram os já previstos no art. 171 do RICMS - Dec. 18.955/97 e os previstos no art. 98 do RISS - Dec. 25.508/05. As obrigações praticamente permaneceram as mesmas, apenas a formatação foi modificada. Ou seja, agora passou a ser exigida a elaboração de alguns livros em meio magnético e o seu envio mensal. As declarações enviadas mensalmente pelos contribuintes eram um resumo dos registros constantes nos livros fiscais relacionados com a apuração do imposto. O Livro Eletrônico substituiu os antigos livros e as declarações, uma vez que deve ser enviado mensalmente.
30. Para o ICMS temos um programa específico para apuração do ICMS e, para o ISS, fazemos a escrituração manual, imprimimos o relatório, e depois apuramos o valor devido. No caso do ISS, de onde iremos importar os dados para envio?
R: As informações referentes ao ICMS e ao ISS deverão ser transmitidas no mesmo arquivo. Aconselhamos entrar em contato com seu fornecedor de sistema de informática para saber qual será a solução adequada ao seu programa. Para a Secretaria de Fazenda o importante é que o arquivo seja transmitido conforme as normas constantes na Portaria 210/06 e Ato COTEPE 70/05.
31. Como fazer com os lançamentos das notas fiscais de contribuintes do ISS que ainda utilizaram notas fiscais modelo 03-A, modelo antigo?
Utilizei estas notas com carimbo de prorrogação, de acordo com a portaria 393/2004. Pergunto isso porque as NF’s foram todas emitidas para pessoas jurídicas, enquanto as notas modelo 3-A atuais, são específicas para pessoas físicas.
R: Preste as informações conforme o modelo 3 atual e discrimine no campo de observação a situação.
32. Quais são os blocos do Livro Eletrônico são de preenchimento obrigatório?
R: No leiaute do Livro Eletrônico, estabelecido pelo Ato COTEPE 70/05, foram instituídos Blocos a serem preenchidos, contemplando contribuintes de impostos diversos, visando atender às exigências das receitas dos Municípios, Estados, União e do Distrito Federal. Logo, para se determinar quais as informações deverão ser enviadas e quais Blocos que deverão ser preenchidos, deve ser considerada a atividade do contribuinte e para qual Órgão esta informação será enviada.
Abaixo estão relacionados os Blocos que são exigidos pela Secretaria de Fazenda do Distrito Federal e a descrição das respectivas finalidades. O contribuinte, conforme a atividade exercida e o imposto a que está sujeito, deverá preencher somente os Blocos relacionados com suas características.
| Bloco 0 | Abertura, Identificação e Referências. | |
| Bloco A | Registro de dados dos documentos fiscais dos contribuintes sujeitos ao ISS. | |
| Bloco B | Registro dos lançamentos fiscais (livro e declarações) dos contribuintes sujeitos ao ISS. | |
| Bloco C | Registro de dados dos documentos fiscais dos contribuintes sujeitos ao ICMS e IPI (mercadorias). | |
| Bloco D | Registro de dados dos documentos fiscais dos contribuintes sujeitos ao ICMS (relativo à prestação de serviço). | |
| Bloco E | Registro dos lançamentos fiscais (livro) dos contribuintes sujeitos ao ICMS e IPI. | |
| Bloco H | Registro dos dados referentes ao inventário e controle de estoque (ICMS) | |
| Blocos I, J, K, L e Z | | Não são exigidos pela Secretaria de Fazenda do Distrito Federal |
| Bloco 8 | Registro de dados de movimentação de combustíveis e complementares da SEFAZ/UF. | |
| Bloco 9 | Controle e Encerramento do Arquivo Digital. | |
33. Quais são os blocos de registros que precisamos enviar? E quando não houver operações no mês para registrar? E em relação aos blocos que não se referem a nossa atividade (p. ex: os relativos ao ISS)?
R: No DF há a possibilidade de receber:
- 0 - Abertura, Identificação e Referências;
- A - Documentos Fiscais de Serviços Municipais;
- B - Livros Fiscais e Declarações de Serviços Municipais;
- C - Documentos Fiscais do ICMS e do IPI - Mercadorias;
- D - Documentos Fiscais do ICMS - Serviços;
- E - Livros Fiscais de Apuração do ICMS e do IPI;
- H - Inventário Físico e Controle de Estoque;
- 8 - Registros Complementares da SEFAZ/UF; e
- 9 - Controle e Encerramento do Arquivo Digital.
Todos esses blocos deverão ser enviados.
O Livro Eletrônico sem movimento é feito abrindo e fechando os blocos, Informando todos os registros obrigatórios (0000, 0001, 0005, 0100, 0125, 0990, A001, A990, B001, B990, C001, C990, D001, D990, E001, E990, H001, H990, 8001, 8990, 9001, 9900, 9990 e 9999); Fazendo isto seu arquivo será validado pelo programa Validador. Sugiro ainda que preencha com zeros os registros B400 e B470 (Apuração do ISS) se sujeito ao ISS e os E300 e E360(Apuração do ICMS) se sujeito ao ICMS para deixar claro que seu livro esta zerado e não está em branco.
Os blocos C e D (contribuintes de ICMS) são obrigatórios apenas para os contribuintes que devem enviar os itens, por força da norma constante no art. 7º da Portaria 210/06.
34. Quais os registros deverão constar em todos livros eletrônicos (registros incondicionais)?
R: O aplicativo de validação do Distrito Federal analisa somente os blocos 0, A, B, C, D, E, H, I, 8 e 9. Os registros obrigatórios, que independem da atividade do contribuinte, são:
0000; 0001; 0005; 0100; 0125; 0990; A001; A990; B001; B990; C001; C990; D001; D990; E001; E990; H001; H990; 8001; 8990; 9001; 9900; 9990; 9999.
Observe que excetuando os blocos 0 e 9, os registros incondicionais se referem à abertura e ao encerramento de cada bloco.
35. Para os blocos dos Livros, que não tem relação com minha atividade, o que devo fazer?
R: Deverão ser abertos e fechados. Ou seja, deverão preenchidos apenas os registros incondicionais dos blocos que não tem relação com sua atividade. Deverão ser preenchidos todos os registros relativos à sua atividade e os incondicionais que são os seguintes:
Bloco O - 0000; 0001; 0005; 0100; 0125; 0990;
Bloco A - A001; A990;
Bloco B - B001; B990;
Bloco C - C001; C990;
Bloco D - D001; D990;
Bloco E - E001; E990;
Bloco H - H001; H990;
Bloco 8 - 8001; 8990;
Bloco 9 - 9001; 9900; 9990; 9999.
36. Qual o código do Distrito Federal?
R: O código cadastrado para Brasília é o número 5300108.
37. Na tabela de códigos de municípios constante no sítio do IBGE não existem as unidades da Federação. Como faço para saber a qual Estado as cidades pertencem, visando evitar duplicidades?
R: Os dois dígitos iniciais dos códigos dos municípios referem-se à informação da UF.
38. Quando um produto não está cadastrado no sistema de classificação fiscal no Livro Eletrônico. O que devo fazer?
R: Se houver documentos fiscais com informações de itens de mercadoria, em qualquer outro bloco, deverá haver no registro 0200 do Bloco 0, cujo campo 2 é o código do item.
39. Como é efetuado o registro fiscal de bilhete de cinema (borderô padronizado) e qual o Código Fiscal deve ser usado?
R: Neste caso, deverá ser inserido o Código Fiscal Prestações de Serviços. Especificamente o nº 9101, referente às prestações de serviços realizados para o tomador ou para destinatário estabelecido ou domiciliados no município. Dependendo da situação, este documento poderá ser escriturado no registro B030 - Lançamento - Nota Fiscal de Serviços (Modelo Simplificado) ou no registro B040 - Lançamento - Redução Z/ISSQN.
40. Sociedade Uniprofissional, que não emite documento fiscal, também deve enviar livro eletrônico?
R: De acordo com a Portaria nº 118, de 07 de abril de 2009 (art. 10-D da Portaria 210/2006), as Sociedades Uniprofissionais, inclusive aquelas que emitem apenas o recibo, passaram a ser obrigadas a escriturar e enviar o Livro Fiscal Eletrônico (a partir do mês de janeiro de 2009).
41. O que significa Nível e Ocorrência na tabela abaixo?
| bloco | descrição | registro | nível | ocorrência |
| 0 | Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Contribuinte | 0000 | 0 | 1 |
| 0 | escrituração Centralizada | 0010 | 2 | V |
| 0 | Endereço do Participante | 0175 | 3 | 1:1 |
| 0 | Participante Relacionado | 0180 | 3 | 1:N |
R: Nível significa o nível hierárquico do registro. Ocorrência significa a quantidade vezes o registro poderá vir no arquivo, podendo ser uma única vez ou várias.
42. O que significa Código do Participante?
R. O Código do participante refere-se às pessoas com quem a empresa se relacionou no mês: cliente, fornecedor, tomador, prestador, a própria empresa, etc
43. Nas vendas de mercadorias e prestações de serviço à pessoa física, que não foi identificado o CPF, qual código do participante deverá ser registrado? Está ocorrendo um ERRO exigindo esta informação.
R. Deverá ser instituído um código de participante para contemplar todas as operações e prestações com pessoas físicas
44. Qual deverá ser o código de participante de nota fiscal, modelo 01, carimbada por um Fiscal, durante uma vistoria (NF trancada)?
R. Nesta caso você deverá criar um código de participante com o CNPJ do informante, descrevendo a situação no campo de observações.
45. O campo NUM_LCTO que é citado algumas vezes no layout do Livro Eletrônico é referente ao CFOP?
R: Não. Esse campo refere-se ao número de lançamento relativo à escrita contábil. É uma espécie de link entre as duas escritas. No Distrito Federal, este campo não é de preenchimento obrigatório.
46. Qual a diferença entre os registros C020 e E020 ?
R: O registro C020 é para informações de documentos e deverá ser informado somente por aqueles em que há a exigência das informações dos itens (art. 7º da Portaria 210/06). O Registro E020 é para lançamento de documentos.
47. O Bloco "D" é de preenchimento obrigatório apenas para contribuintes transportadores?
R: O registro D é para informações de documentos relativos aos serviços e deverá ser informado somente por aqueles em que há a exigência de informar os itens.
48. Empresa que emite nota fiscal manualmente precisa enviar os dados constantes nos blocos C e D?
R: Não. Conforme a norma constante nos artigos 5º e 7º da Portaria 210/06, os blocos C e D são obrigatórios apenas para os contribuintes que devem especificar os itens. Ou seja, os que utilizam Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (Portaria 785/03) e os optantes pelo TARE (Dec. 25.372/04 e Portaria 384/01).
49. Em que local do livro eletrônico informo o valor retido de ISS?
R: ISS retido deverá ser informado no campo 21 do registro B020.
50. Como registro uma nota fiscal complementar no Livro Eletrônico?
R: A nota fiscal complementar do ICMS deve ser informada no registro E340 - AJUSTES DA APURAÇAO DO ICMS.
C - ENVIO DO LIVRO / RECIBOS / CERTIFICADO DIGITAL
51. Onde poderemos conseguir o validador a ser utilizado no Distrito Federal?
R: O programa validador do Livro Eletrônico, assim como outras informações sobre esse, está disponível nesta página da internet (www.fazenda.df.gov.br). Clique na aba “EMPRESAS”, no “banner” intitulado “Livro Eletrônico”.
52. Estou tentando efetuar um download do validador do Livro Eletrônico e não estou conseguindo. Vocês podem enviá-lo através do e-mail?
R: Não há motivo para não conseguir baixar o arquivo. Tente baixar de outra máquina, pois não é possível enviá-lo através de e-mail. Na Secretaria de Fazenda existe a restrição de segurança para se enviar mensagens contendo arquivos com mais de 2 Megabytes.
53. É preciso ter certificado digital para enviar o Livro Eletrônico?
R: Sim. O responsável pelas declarações econômico-fiscais deverá apor assinatura digital para o envio do Livro Eletrônico. Deverá ser utilizada a certificação digital da empresa (e-CNPJ) ou do seu Procurador. No momento da validação será exigida a Certificação Digital.
OBS: As filiais podem utilizar o certificado digital da matriz.
54. Como Contabilista, posso utilizar o meu certificado digital para enviar o Livro Eletrônico dos meus clientes?
R: Sim, desde que tenha recebido procuração específica para efetuar este serviço. Diferentemente da Agênci@net, em que o Contador, para acessar os serviços relativos à contabilidade dos contribuintes, deverá possuir o certificado digital e ser o mesmo que consta na FAC – Ficha cadastral (se pessoa física, certificado de pessoa física, se pessoa jurídica, certificado de pessoa jurídica), para o envio do Livro Eletrônico poderá ser qualquer um que possua a procuração específica para realizar este serviço, outorgada pela empresa (e-CNPJ).
55. Como posso verificar o processamento de um Livro Eletrônico que foi enviado? (RECIBO)
R: Após o envio do livro, é gerada uma informação que se refere ao sucesso da transmissão. Para comprovar a transmissão, basta o contribuinte imprimir a tela em que consta a seguinte informação:
“arquivo enviado com sucesso. Após 24 horas da transmissão, verifique se o arquivo IIYLIVROXXXXXXXXXXX foi processado e imprima o recibo no site www.fazenda.df.gov.br”.
O número constante nesta mensagem é a chave para acessar o recibo no site da Fazenda por meio da Agênci@net. Caso o contribuinte não tenha este número, este poderá ser obtido diretamente na Agênci@net. Nesta serão disponibilizados os números de todos os livros eletrônicos enviados.
Veja que o mais importante é o recibo gerado após o processamento do Livro Eletrônico no sistema da Secretaria de Fazenda. No processamento serão conferidos os dados enviados e, estando corretas as informações, gerados o recibo e o valor do imposto a pagar. O acesso a esses será exclusivamente por meio da Agênci@net , na área restrita, opção: Livros Fiscais.
56. Qual o prazo para reenviar ou retificar os livros eletrônicos?
R: Sempre antes de qualquer procedimento fiscal que indique a inadimplência do contribuinte. Lembrando que a retificação, após a data de vencimento do tributo, implicará a cobrança da correção monetária, juros e multa de mora do valor devido, se for o caso.
57. Como faço para assinar e transmitir o Livro Eletrônico?
R: Para assinar o Livro Eletrônico, você deve clicar em assinar declaração constante no validador. Aparecerá uma janela para digitar o código PIN do seu certificado. Após assinar a declaração digitalmente, clique em transmitir a declaração para a Secretaria de Fazenda do Distrito Federal.
OBS: O aplicativo validador do Livro Eletrônico está disponível para ser baixado nesta página da internet (www.fazenda.df.gov.br) na aba “EMPRESAS” / “banner” : Livro Eletrônico.
58. Estou com problema no meu micro e com certificado digital, como faço para entregar o Livro Eletrônico?
R: Em alguns casos o contribuinte poderá entregar o Livro Eletrônico nas Agências de Atendimento da Receita, mediante apresentação de justificativa, reduzida a termo, que contenha as razões do não envio pela internet. No parágrafo único do art. 3º da Portaria 210/06 são estabelecidas as seguintes hipóteses:
I - defeito de Hardware ou Software que impeça a transmissão;
II - contribuinte submetido à ação fiscal ou com pendência cadastral;
III - desconhecimento da forma de transmissão, sendo esta razão admitida apenas uma única vez.
Ou seja, em relação ao microcomputador, há previsão legal para entrega nas Agências de Atendimento da Receita, mas sempre se exigirá a assinatura digital. Logo, necessariamente, no caso do Certificado Digital, o problema deverá ser resolvido antes da entrega do Livro Eletrônico.
59. Não consigo enviar o livro eletrônico. Ao tentar, aparece a seguinte mensagem: “Não foi possível fazer o downloads dos arquivos de configuração. O que devo fazer?
R: Verifique se o seu computador possui permissão de serviço FTP. Ou seja, se há a permissão para enviar ou receber arquivo.
Após baixar a última versão do validador, verifique o firewal ou até mesmo a empresa provedora do seu acesso à internet para os dns:
Para as url´s acima criar regras de saídas para as portas TCP 30002, FTP DATA 20, FTP 21 e Http 80.
D - OUTROS
60. Quais as penalidades por não entregar o Livro Eletrônico nos prazos estabelecidos no art. 12 da Portaria 210/06?
R: Para os contribuintes do ICMS, as penalidades são as determinadas no RICMS - Dec. 18.955/97, a partir do art. 362. Especificamente sobre o atraso na entrega e na escrituração dos livros e das declarações, a multa acessória está estabelecida no art. 369, que atualmente (2010) é de R$ 704,95.
Para os contribuintes do ISS, as penalidades estão estabelecidas a partir do art. 144 do RISS, Dec. 25.508/05. Especificamente a multa acessória relativa ao atraso na entrega e na escrituração dos livros está determinada no art. 147 (R$ 704,95).
Ressalta-se que as primeiras informações sobre a necessidade dos livros serem adequados ao Ato COTEPE nº 70/05 foram publicadas em 16/01/06, por meio do Dec. 26.529/06.
61. Haverá algum dispositivo no validador que mostrará o resumo dos valores para que possamos conferir com a nossa apuração?
R: Está sendo avaliada a possibilidade de incluir esta funcionalidade no programa validador. Inicialmente será disponibilizado o valor apurado na Agenci@net, juntamente com o recibo do processamento do arquivo entregue.
62. Qual o prazo para entrega do Livro de Inventário? Mesmo com livro eletrônico, ainda é necessária a entrega do Livro de Inventário?
R: Os registros no Livro Registro de Inventário deverão ser efetuados dentro de sessenta dias, contados da data do balanço (§7º do art. 180 do RICMS – Dec. 18.955/97).
O livro eletrônico não dispensou a entrega do Livro Registro de Inventário, apenas alterou a formatação. Essa formatação permite também que o contribuinte envie mensalmente o Inventário, se fizer esse controle. No entanto, a exigência legal permanece sendo 60 dias após o levantamento físico do estoque (balanço). Ou seja, o bloco H, relativo ao Inventário, deverá estar com os dados preenchidos no livro eletrônico a ser entregue no mês de Fevereiro, se o balanço foi efetuado em 31 de dezembro.
